Bedingt durch die DSGVO sowie die GOBD ist e-Mail-Archivierung ein Zentrales Thema mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss. Mit unseren Lösungen wird das ganz leicht.
HINTERGRUND
E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen.
HINTERGRUND
Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.
WIE FUNKTIONIERT E-MAIL-ARCHIVIERUNG?
Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird.
WIE FUNKTIONIERT E-MAIL-ARCHIVIERUNG?
Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.
RECHTLICHE SICHERHEIT
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren.
RECHTLICHE SICHERHEIT
Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.
Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Darüber hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.
STEIGERUNG DER PRODUKTIVITÄT
Durch den schnellen und umfassenden Zugriff auf die Informationsressource E-Mail kann die Produktivität im Unternehmen entscheidend verbessert werden:
Anwender können über verschiedene Wege (z.B. über eine Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access) auf das Archiv zugreifen und die E-Mails über eine schnelle Volltextsuche durchsuchen.
STEIGERUNG DER PRODUKTIVITÄT
Auch der Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur ist weiterhin möglich.
Postfachbegrenzungen werden überflüssig.Anwender müssen keine Arbeitszeit mehr mit der Organisation ihrer Postfächer und dem Aussortieren „weniger wichtiger“ E-Mails verbringen.
Die Archiv-Suche kann auf Unternehmensebene bei E-Discovery-Szenarien verwendet werden, etwa indem mit der Archiv-Suche der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann.
DIE GRUNDLEGENDE HERAUSFORDERUNG
Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation.
DIE GRUNDLEGENDE HERAUSFORDERUNG
Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.
VORTEILE DER E-MAIL-ARCHIVIERUNG SCHUTZ VOR DATENVERLUSTEN
Anwender können wichtige E-Mails nach Belieben oder aus Versehen unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden.
VORTEILE DER E-MAIL-ARCHIVIERUNG SCHUTZ VOR DATENVERLUSTEN
Unternehmen können so täglich wichtige Daten verlieren. Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen durch das Aufsetzen einer Journal-Archivierung nach den empfohlenen Vorgaben vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden.
REDUZIERUNG VON IT-KOSTEN UND AUFWÄNDEN
Das stark steigende Datenvolumen setzt IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen erfordert Jahr für Jahr mehr Zeit und Ressourcen.
REDUZIERUNG VON IT-KOSTEN UND AUFWÄNDEN
Durch E-Mail- Archivierung kann diese Kostenspirale wirkungsvoll durchbrochen werden:
Storage-Anforderungen und Kosten werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert
Die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen (sofern diese die betroffenen E-Mails noch enthalten) durch die IT-Abteilung entfällt; Anwender können E-Mails bei Bedarf selbstständig wiederherstellen
Die Komplexität von Backup-und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich reduziert
Dezentral gespeicherte E-Mail können zusammengeführt und einfach gesichert werden
Die durch E-Mail-Archivierung eingesparten IT-Kosten erzeugen in der Regel schon nach kurzer Zeiteinen Return on Investment (ROI).
STEIGERUNG DER EFFIZIENZ
Unabhängigkeit vom E-Mail-ServerDer kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung.
STEIGERUNG DER EFFIZIENZ
Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben alle E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Dies hilft dabei Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung fortführen zu können.
Unabhängigkeit von externen Anbietern
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit der Betreiber voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.
Unabhängigkeit von MailStore. Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit.